Die Gestaltung des Arbeitsumfeldes hat entscheidenden Einfluss auf die Leistungen der Mitarbeiter, sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht. Das Arbeitsumfled muss so gestaltet werden, dass das Arbeiten nicht nur ermöglicht wird, sondern möglichst optimale Rahmenbedingungen geschaffen werden. Zum Arbeitsumfeld rechne ich die folgenden Bereiche:
Sachliches Umfeld
Als sachliches Umfeld bezeichne ich alle Arbeitsmittel, die zur Durchführung der Aufgaben notwendig sind. Ich unterscheide hierbei zwischen Faktoren, die einen direkten Einfluss auf die Effizienz und Effektivität bei der Aufgabendurchführung haben und solchen, die sich nur indirekt auswirken:
- Direkte Einflussfaktoren: Alle Arbeitsmittel die zur Durchführung der Arbeit benötigt werden, wie Gebäude, Büro, Schreibtisch, Arbeitsmaterialien, Bürostuhl, PC etc.
- Indirekte Einflussfaktoren: Alle Dinge, die zwar nicht zwingend für die Durchführung der Arbeit benötigt werden, aber das Arbeitsergebnis bzgl. Qualität, Quantität oder zeitlichen Faktoren beeinflussen. Beispiele hierfür sind die Ausstatung des PCs (z. B. mit Hauptspeicher), Pflanzen, Stehpulte etc.
Gerade im sachlichen Umfeld mögen viele Aspekte banal oder selbstverständlich wirken. Ich kann dazu sagen, dass ich oft erlebt habe, wie auch offensichliche Dinge nicht jedem klar sind und am falschen Ende gespart wird. Zum Beispiel am PC des Entwicklers ö. ä., obwohl eigentlich leicht zu berechnen ist, wie schnell der Zeitgewinn bei Programmieraufgaben die Kosten für den zusätzlichen Arbeitsspeicher und die besserer CPU aufwiegt.
Auch der Wohlfühlaspekt sollte nicht vernachlässigt werden. Menschen, die sich in ihrem Arbeitsumfeld wohl und heimisch fühlen, werden sich mit dem Unternehmen und der Aufgabe identifizieren. Dies hat positiven Einfluss auf die Leistung und die Mitarbeiterbindung.
Der Einfluss der indirekten Faktoren auf die Leistung ist natürlich nur schwer zu messen bzw. nachzuweisen. Er ist aber definitiv in relevantem Umfang vorhanden.
Personelles Umfeld
Der Einfluss des personellen Umfeldes auf die Leistung und Mitarbeiterbindung ist höher als der des sachlichen Umfeldes. Insofern muss auf die Gestaltung des personellen Umfeldes besonderer Wert gelegt werden. Zum personellen Umfeld gehören insbesondere:
- Kollegen aus dem Team oder der Abteilung: Schon bei der Personalauswahl und der Zusammenstellung des Teams muss darauf geachtet werden, dass die Personen zueinander passen und sich ergänzen. Die besten Einzelkämpfer ergeben i. d. R. nicht das beste Team. Auch zwischenmenschlich muss das Team funktionieren. Auf das Thema Personalauswahl bin ich bereits in einem früheren Beitrag eingegangen.
- Der Vorgesetzte: Er muss das Team angemessen führen und die erwünschten Verhaltensweisen vorleben. Hierauf bin ich in den bisherigen Beiträgen der Beitragsserie, insbesondere in Teil 3.2, bereits eingegangen.
- Kollegen aus anderen Teams/Abteilungen: Auch die Beziehungen zu Mitarbeitern anderer Abteilungen sind wichtig. Einerseits muss das Team eine eigene Identität besitzen, was zwangsläufig eine gewisse Abgrenzung gegenüber anderen bedeutet: Nur, wenn es im Team individuelle Regeln oder Verhaltensweisen, also erkennbare Unterschiede zu anderen Teams gibt und die Teamgrenzen erkennbar sind, ist das Team als solches sichtbar. Andererseits darf das Team kein Fremdkörper im Unternehmen sein und muss sich in das soziale Netzwerk des Unternehmens integrieren. Die Balance zwischen diesen gegensätzlichen Zielen zu finden gehört zu den schwierigsten Aufgaben beim Teambuilding und benötigt aktives Management durch die Führungskraft. Ein gutes Mittel für das Teambuilding sind immer gemeinsame Aktivitäten und/oder Interessen des Teams. Ebenso wirken Unternehmungen oder gemeinsame Projekte mit Mitarbeitern ausserhalb des Teams einer Isolierung des Teams entgegen.
Betriebsklima
In der Fachliteratur wird Betriebsklima meist als die subjektiv erlebte und wahrgenommene längerfristige Qualität des Zusammenwirkens der Beschäftigten eines Unternehmens definiert. Offen gesagt: Es fällt schwer, sich darunter etwas konkretes vorzustellen. Ich möchte daher den Versuch unternehmen, den Begriff etwas praxisorientierter zu umschreiben:
Das Betriebsklima ist wie eine Art gefühlte Großwetterlage, die sich von klarem und sonnigem Himmel (harmonisches Miteinander) über trüb und stürmig bis gewittrig (Mobbing) erstrecken kann.
Das Betriebsklima ist auch eine Messlatte für die Qualität der Arbeit bzw. Zusammenarbeit und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens. Es hat direkte Auswirkungen auf die Motivation und somit auf die Leistung der Beschäftigten. Daher ist es auch bedeutend für den Arbeitgeber, da ein gutes Betriebsklima den Unternehmenserfolg nachhaltig verbessern kann - insbesondere in Krisensituationen, in denen der Zusammenhalt im und die Loyalität gegenüber dem Unternhemen in besonderem Maße gefordert sind. Ein schlechtes Betriebsklima führt zum Verlust der Freude an der Arbeit und somit zur Demotivation. Dies kann zu wahrnehmbarem Leistungsabfall und einer Erhöhung des Krankenstands führen.
Meist werden in den Begriff des Betriebsklimas auch das Arbeitsklima und die Unternehmenskultur einbezogen. Dies ist jedoch nicht ganz richtig, da es sich zwar um zusammengehörige aber nicht identische Themenbereiche handelt:
- Unter Unternehmenskultur wird der Umgang der Mitarbeiter und Führungskräfte untereinander sowie gegenüber externen Partnern (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern) verstanden. Die Unternehmenskultur hat großen Einfluss auf das Betriebsklima. Eine gute Unternehmenskultur ist die Basis für ein gutes Betriebsklima. Die Unternehmenkulter beschreibt also eher generelle Verhaltensweisen und Konventionen, das Betriebsklima eher eine Stimmung, die sich aus der Unternehmenskultur und anderen Faktoren ergibt. Die Unternehmenskultur ist wesentlich besser zu beinflussen und zu steuern als das Betriebsklima, dem eine gewisse Eigendynamik zugrundeliegt.
- Das Arbeitsklima bezeichnet die spezielle Situation des einzelnen Mitarbeiters an seinem jeweiligen Arbeitsplatz und wirkt daher direkt auf die einzelne Person, wogegen das Betriebsklima eher übergreifenden Charakter hat. Das Betriebsklima hat sehr starken Einfluss auf das Arbeitsklima des Einzelnen. Das Arbeitsklima ist jedoch leichter zu beeinflussen als das Betriebsklima, da hier, neben den generellen Faktoren des Betriebsklimas, auch konkrete Einzelfaktoren von großer Bedeutung sind, wie etwa Arbeitszeit, Bezahlung, Anerkennung und Sinnvermittlung.
Die Qualität des Betriebsklimas ergibt sich also als Konsequenz aus der Unternehmenskultur, der Gestaltung des sachlichen und personellen Umfeldes und der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens. Die Gestaltung der Unternehmenskultur und (positve) Einflussnahme auf das Betriebsklima muss eine der Hauptaufgaben der Geschäftsführung und der Führungskräfte des oberen Managements sein. Die Einflussmahme auf das Arbeitsklima ist eine direkte Aufgabe der jeweiligen Führungskräfte.
Beeinflussung des Umfeldes und somit des Betriebsklimas
Wenn man sich mit der Verbesserung des Arbeitsumfeldes bzw. des Betriebsklimas beschäftigen möchte, hilft es, sich zunächst ein Bild von der aktuellen Situation zu machen. Die folgenden beiden Abschnitte geben Hinweise woran sich ein gutes oder weniger gutes Betriebsklima erkennen lässt.
Indikatoren, die für ein gutes Betriebsklima sprechen:
- Es gibt Angebote für sportliche Aktivitäten, kulturelle Veranstaltungen u. ä., die üblicherweise von einem relevanten Anteil der Mitarbeiter angenommen werden.
- Es finden Betriebsfeiern und/oder Weihnachtsfeiern statt. Im Vorfeld der Feiern ist eine Art Vorfreude und positive Stimmungslage im Unternehmen spürbar.
- Die Angebote für Aktivitäten, Veranstaltungen oder Feiern werden i. d. R. von der Mehrzahl der Mitarbeiter gerne angenommen. Es ist kein Problem, wenn Mitarbeiter die Angebote nicht wahrnehmen. Diese bleiben dennoch integriert, haben keine Nachteile und werden bzgl. einer Teilnahme auch nicht unter Druck gesetzt.
- Diskussionen (z. B. in Meetings) sind erwünscht und werden kontrovers geführt (ohne auf die persönliche Ebene zu gehen).
- Es gibt keine Konfliktvermeidung, sondern Konflikte werden (in angemessener) Weise ausgetragen und bei Bedarf moderiert.
Stimmt etwas mit dem Betriebsklima nicht, sind die o. g. Aspekte nicht zu erkennen. Oder schlimmer: es sind gegenteilige Stimmungen oder Verhaltensweisen zu beobachten.
No-Nos (Klimakiller)
- Betriebsklima befehlen: Es ist eigentlich klar, dass das nicht geht (Ähnlich, wie niemand bewusst motiviert werden kann, wenn die Rahmenparameter nicht stimmen). Dennoch wird genau das oft versucht.
Ein Beispiel: Die Führungskräfte werden aufgefordert, ihre Mitarbeiter nachdrücklich anzuhalten, zum gemeinsamen Mittagstisch oder zu einer Veranstaltung hinzugehen, damit sich das Betriebsklima bessert. Einmal habe ich sogar erlebt, dass es bei einer Weihnachtsfeier eine Art Anwesenheitspflicht gab („Wenn Sie hier was werden wollen, dann gehen Sie da besser hin...“).
Alle diese Versuche sind nicht nur unsinnig, sondern sogar kontraproduktiv: Entweder ist das Betriebsklima so, dass viele gerne zu den Veranstaltungen gehen oder eben nicht. Wenn dann versucht wird, eine Teilnahme zu erzwingen ist dies bereits ein Alarmzeichen für den aktuellen Klimazustand. Letzlich führt dies sogar zum Gegenteil: Das Klima verschlechtert sich (noch mehr), weil die Mitarbeiter den Eindruck gewinnen, dass sie als Personen nicht ernst genommen werden und nun auch auf Entscheidungen, die ihre Freizeit betreffen, Einfluss genommen wird. Bei einigen Mitarbeitern wird dies auch eine Art Protesthaltung hervorbringen: Jetzt erst recht nicht!
- Konfliktvermeidung: Oft werden Konflikte von vorneherein als negativ angesehen. Dies ist eine gravierende Fehleinschätzung, da Konflikte beim Zusammenwirken von Menschen etwas normales sind. Für ein Unternehmen sind Konflikte sogar ein wichtiger Faktor bei der Lösungsfindung und der Weiterentwicklung des Unternehmens. Es muss daher unbedingt darauf geachtet werden, dass Konflikte auch (in geeigneter konstruktiver Art und Weise) ausgetragen werden. Werden Konfilkte regelmäßig vermieden, entstehen sog. Schwelbrände, die irgendwann zur Explosion führen können. - Dann ist es alledings bereits zu spät.
Auf das Betriebsklima Einfluss nehmen
- Vorleben statt Vorgeben: Dies ist für mich generell, nicht nur bei der Verbesserung des Betriebsklimas, einer der entscheidenden Punkte. Das Verhalten, das von den Mitarbeitern gewünscht wird, muss von der Unternehmensführung und den Führungskräften vorgelebt werden. Wenn Taten und Worte voneinander abweichen, sind alle anderen Maßnahmen zwecklos.
- Personalauswahl: Bei der Auswahl des Personals muss als einer der Hauptpunkte auf die Sozialkompetenz geachtet werden. Es sollten nur Personen eingestellt werden, die menschlich ins Unternehmen und das Team passen.
- Freiwillige Angebote machen: Ein gutes Betriebsklima integriert automatisch und erlaubt es Individualisten dennoch ihren eigenen Weg zu gehen. Es sollte o. g. Angebote für gemeinsame Aktivitäten geben, die aber keine Pflichtveranstaltungen sein dürfen. Ein „Nein“ darf kein Problem sein.
- Diskussions- und Konfliktkultur: Es muss eine positive Diskussions- und Konfliktkultur geschaffen werden. Gibt es ein Problem mit Diskussionen oder Konflikten muss dies thematisiert werden, ggf. unter Zuhilfenahme eines externen Coaches. Die Führungskräfte müssen darin ausgebildet sein, Diskussionen zu moderieren und Konflikte zu managen.
Und jetzt?
Da der Beitrag jetzt doch recht lang geworden ist, verzichte ich darauf, hier nochmal alles zusammenzufassen. Wie immer sind mir eure Kommentare und Anmerkungen herzlich willkommen. Beobachtet in nächster Zeit doch mal das Betriebsklima in eurem Unternehmen und teilt mir eure Eindrücke mit.
Und nicht vergessen: Vorleben statt vorgeben!
