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Samstag, 15. März 2008

Mitarbeiterführung - Teil 3.4: Kommunikation - Vom Umgang mit Mails

Die Mailflut nimmt heutzutage Ausmaße an, die es notwendig machen, sich mit dem Thema E-Mail auseinanderzusetzen. Dies will ich in diesem letzten Posting zum Beitrag Kommunikation tun. Die oft gescholtene klassische Spam ist dabei aber nur ein Problem. Viel schlimmer ist der Spam, der von uns selbst durch den inflationären Gebrauch des Mediums verursacht wird.

Ich will hier ein paar Denkanstöße geben:

  • Spamfilter: Einen guten Spamfilter zu verwenden ist nur die halbe Miete. Der Filter hilft nur dann, wenn er so gut ist, dass man ihm auch vertrauen kann. Wenn jedoch jeden Tag der Spamordner komplett durchgesehen wird, hat dies keinen Sinn. Also: Dem Spamfilter vertrauen! Sollte denoch etwas wichtiges im Spamordner landen, dann wird sich früher oder später jemand persönlich melden (Ansonsten war es wohl doch nicht so wichtig).
  • Löschen, löschen, löschen, archivieren: Alles was unnötig ist sofort löschen. Andere Dinge, die zwar nicht wichtig sind, aber nicht verloren gehen sollen, sofort archivieren (über ein Ablagesystem von Mailordnern). Wichtige Dinge sofort bearbeiten oder weiterdelegieren. Das Tagesziel ist es, abends einen leeren Posteingangsordner zu haben. Auch hier gilt: Sollte etwas wichtiges übersehen/gelöscht werden, wird sich jemand melden. Ich selbst lasse abends nur dann etwas im Posteingang stehen, wenn ich dies am nächsten Morgen direkt bearbeiten will und die Mail als Merker/Erinnerung brauche.
  • Sich nicht selbst unter Druck setzen: Es ist nicht notwendig, bei jeder eingehenden Mail sofort den Arbeitsablauf zu unterbrechen um nachzusehen, was da wieder tolles reingekommen ist. Es ist besser, den Posteingang zu festgelegten Zeiten (morgens, vor/nach der Mittagspause, vor Arbeitsende) zu prüfen. - So wird das ja auch bei normaler Post gemacht. Die üblichen Benachrichtigungen bei eingehenden Mails (Message-Boxen, Töne) sollten abgestellt werden. Im Übrigen ist es auch nicht notwendig, jede Mail sofort zu beantworten. Auch dies kann in den für die Prüfung des Posteingangs festgelegten Zeiten erfolgen. Keine Angst, es gilt das bereits oben gesagte: Wer etwas wichtiges mitteilen oder wissen will, wird sich auf einem anderen Weg melden!
  • Die cc-Inflation: Es gibt Leute, die ignorieren alle Mails, bei denen sie nur in Kopie (cc) gesetzt sind. - Das muss letztlich jeder mit sich selbst ausmachen. Klar ist jedoch, dass der Verteilerkreis bei E-Mails meist viel zu groß ist. Es ist eben viel zu einfach eine Mail weit zu streuen. Dies sollte man nicht tun und so selbst einen Beitrag zur Eindämmung der Mailflut leisten.
    Und hier der offizielle Blog-Apell: Bitte, bitte, bitte schickt Mails nur an die Leute, die die Informationen wirklich brauchen und setzt nur die Leute in Kopie, die wirklich wissen müssen, dass diese Mail verschickt wurde. Keinesfalls solltet ihr Mails nach dem Motto verschicken: Wer könnte denn irgendwann mal die Infos brauchen oder wer könnte sich übergangen fühlen oder wer muss unbedingt wissen, was ich für tolle Mails schreiben kann...
  • Es muss auch nicht für alles eine Mail geschrieben werden. Viele Dinge lassen sich besser direkt miteinander besprechen. Also bitte öfter mal zum Telefon greifen oder einfach im Nachbarbüro vorbeigehen. Besonders drollig wird es, wenn zwei Leute eine Diskussion aufwändig per Mail fürhen, die in einem Gespräch wahrscheinlich in fünf Minuten beendet wäre. Noch drolliger wird es, wenn diese Personen nur wenige Meter auseinandersitzen. Wer an so einer Mail-Eskalation beteiligt ist, sollte sich überwinden und die Eskalationsspirale durchbrechen indem er/sie zum Telefonhörer greift oder einfach bei den Kollegen vorbeigeht.

Was meint ihr? Welche Probleme habt ihr täglich mit Mails? Wie geht ihr damit um?

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Ja! - Ist schon komisch....
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